Context
Els equips de compliment han de supervisar un flux constant de publicacions jurídiques oficials i avisos governamentals. Per a moltes organitzacions, aquesta tasca encara és manual: algú consulta diverses fonts, revisa llargues llistes de publicacions, decideix què podria ser aplicable a l’empresa i envia els elements rellevants a les persones adequades.
En aquest desplegament, el client necessitava seguir fonts com el BOE, el DOGC, el DOUE i el BOPB, i després decidir quines normes, avisos o obligacions noves eren rellevants per a cada empresa supervisada.
El procés existent ocupava aproximadament quatre hores setmanals. La tasca era necessària, però repetitiva, sorollosa i fàcil d’ajornar quan altres activitats de compliment esdevenien urgents.
Problema
El repte no consistia només a recopilar publicacions. El problema més difícil era convertir fonts oficials fragmentades en intel·ligència específica per a cada empresa.
L’equip necessitava saber:
- quines publicacions eren noves
- quins avisos eren rellevants per a una empresa concreta
- quina àrea reguladora afectava cada avís
- quins elements requerien revisió, assignació o seguiment
- quines parts interessades calia informar
- quins avisos ja s’havien revisat o descartat
Sense automatització, les persones havien de llegir una gran quantitat de material irrellevant abans de trobar els pocs elements que realment importaven.
Què va crear Guanta
Guanta va crear una plataforma d’intel·ligència reguladora i operacions de compliment que supervisa publicacions oficials, indexa avisos, n’avalua la rellevància amb IA i facilita el flux de revisió associat a cada decisió.
La plataforma combina la ingesta programada, els perfils d’empresa, el filtratge amb IA, l’estat del flux de treball, l’historial d’avisos i els resums per correu electrònic. Cada empresa es pot supervisar segons el seu sector, activitat, abast de la subscripció i respostes específiques de l’empresa.
En lloc de demanar als usuaris que cerquin manualment cada font, el sistema consulta contínuament les publicacions oficials en segon pla i assenyala els avisos que poden ser aplicables a una empresa o àrea reguladora.
Com funciona el flux de treball
El sistema supervisa butlletins oficials i fonts públiques cada dia. Les noves publicacions s’indexen i s’analitzen segons els perfils de supervisió específics de cada client.
La IA ajuda a filtrar el soroll regulador decidint si cada avís s’ha d’enviar, ignorar, posar en cua per revisar-lo més endavant o marcar com a fallit per fer-ne el seguiment operatiu. Els usuaris de compliment poden revisar les decisions, confirmar-ne la rellevància, assignar tasques de seguiment i fer un seguiment de les obligacions resultants.
Les parts interessades reben un resum setmanal dels elements rellevants en lloc d’haver de consultar manualment les fonts. L’historial d’avisos continua sent consultable, de manera que els equips poden rastrejar què es va trobar, per què es va assenyalar i què va passar després.
Resultat
El procés de supervisió va passar d’unes quatre hores de feina manual setmanals a un flux de treball en segon pla majoritàriament automatitzat.
Ara les empreses reben alertes quan una nova llei, norma o comunicació governamental sembla aplicable. Els equips de compliment dediquen menys temps a revisar publicacions oficials i més temps a analitzar els elements que realment requereixen criteri o acció.
El valor per al negoci és pràctic:
- reducció de la supervisió jurídica manual entre fonts oficials fragmentades
- menys soroll procedent de publicacions irrellevants
- resposta més ràpida a les noves obligacions
- supervisió específica per a cada empresa en lloc d’alertes genèriques
- historial consultable per facilitar l’auditabilitat i el seguiment
- assignació i seguiment més clars de les tasques de compliment
Per què és important
La supervisió reguladora és un bon exemple d’un àmbit en què la IA és especialment útil en les operacions: no com un assistent puntual, sinó com a part d’un procés controlat.
El valor va sorgir de combinar la ingesta, les decisions de rellevància amb IA, l’estat del flux de treball, la revisió humana i la comunicació amb les parts interessades. El resultat no va ser només una eina de cerca més intel·ligent. Va ser un sistema operatiu que va convertir les publicacions reguladores oficials en intel·ligència de compliment accionable i específica per a cada empresa.